La scelta del giusto CRM a livello aziendale richiede diverse considerazioni vitali in ogni fase del processo. In questo articolo andremo ad esaminare prima i principali segnali che suggeriscono che il tuo attuale CRM, o la sua mancanza, non funziona più per te e che è ora di fare un cambiamento. Andremo poi a vedere come cercare il giusto CRM per determinare se le caratteristiche e le funzionalità che offre corrispondono alle tue esigenze, attuali e future. Infine parleremo dei modi per ottimizzare e massimizzare il tuo potenziale attraverso l’automazione e la digitalizzazione delle procedure. Andremo nei dettagli su ciò che è necessario fare per garantire un’integrazione di successo del team sul tuo CRM in modo che tu possa concentrarti su strategie e obiettivi, garantendoti un successo a lungo termine.
Ma cos’è un CRM? (in breve)
Un CRM è un software che aiuta la tua azienda a crescere fornendoti uno strumento di esecuzione dei processi centralizzato e automatizzato per affrontare le operazioni rivolte ai clienti.
Il Customer Relationship Management si riferisce ad un approccio tecnologico alla gestione di clienti attuali e potenziali al fine di creare e stabilire relazioni attraverso un processo più organizzato ed efficiente. La maggior parte delle soluzioni software sono progettate per gestire o integrarsi perfettamente con ogni settore della tua azienda: vendita, marketing, contabilità, spedizioni e molto altro. Svolge quindi un ruolo fondamentale nell’aiutarti ad analizzare e migliorare ogni aspetto del tuo business.
Essendo la sua scelta la parte più difficile del percorso, abbiamo deciso di scrivere questo articolo guida sulla pratica e sui criteri di selezione per una scelta ed un’implementazione di successo del tuo futuro (o attuale) CRM.
Quando è il momento giusto per scegliere (o passare a) un nuovo CRM?
Le aziende comunemente trascurano i loro sistemi obsoleti perché è più facile attenersi a ciò che già funziona. Molte aziende rimangono indietro nel migliorare i processi con l’avanzare delle tecnologie, il risultato dell’autocompiacimento può portare al fallimento poiché nuovi concorrenti innovativi superano le tua offerta e ti spingono fuori dal mercato. Data la natura della tecnologia odierna, non si potrà mai sottolineare abbastanza quanto sia importante che i vostri sistemi siano adattati e ottimizzati per massimizzare l’esperienza del cliente. Il tuo CRM è al centro di quasi tutte le interazioni del cliente con la tua azienda ed è diventato ormai una risorsa aziendale di vitale importanza.
Quindi, come fai a sapere quando è il momento di passare a un nuovo CRM o iniziare con uno nuovo se la tua organizzazione sta ancora tenendo traccia dei potenziali clienti in fogli Excel? Semplice: se è difficile ottenere le informazioni di cui hai bisogno riguardo la tua azienda, se i tuoi clienti sono frustrati da una mancanza di servizio o se ritieni che l’attività non sia progredita nell’ultimo anno, devi dare un’occhiata al tuo CRM, alla tua struttura aziendale ed a tutti i suoi processi! (se ancora utilizzi excel o ancora peggio fogli di carta per tenere traccia dei tuoi clienti, vendite o altro.. contattaci subito abbiamo soluzioni almeno mille volte migliori per appena 30€ al mese)
Mancanza di personalizzazione, capacità e funzionalità
Una maggiore flessibilità nella personalizzazione delle procedure aziendali con strumenti che offrono soluzioni su misura potrebbe essere ciò di cui hai bisogno per un boost istantaneo. Trovare un CRM che soddisfi le tue esigenze specifiche e ti porti tutto in un unico posto è l’ideale, ma raramente c’è una corrispondenza perfetta. L’utilizzo costante di applicazioni esterne perché il tuo attuale CRM non soddisfa le funzionalità e le prestazioni desiderate che prometteva, aumenta i costi e la complessità.
La mancanza di personalizzazione può significare limitazioni nell’automazione di attività e notifiche. Avere un controllo limitato su attività e notifiche potrebbe impedire al tuo team di interagire con il cliente quando e come è necessario. Con la complessità del carico di lavoro, della gestione dei dati e delle trattative, il tuo team potrebbe essere tentato di utilizzare meno il tuo CRM e cercare altre soluzioni. Assicurati quindi che il CRM scelto ti aiuti a ottimizzare davvero i tuoi processi, in questo modo il tuo team può gestire le cose in modo più efficace ed in un unico posto.
Dati, rapporti incoerenti e mancanza di approfondimenti
Dati imprecisi e incoerenti non potranno altro che portarti alla rovina, ad ulteriori errori nel processo decisionale e nella pianificazione aziendale e possono persino danneggiare le relazioni con i clienti quando si traducono in consegne inaffidabili o scarse performance da parte del tuo team. Se il tuo sistema richiede un inserimento manuale costante o duplicato di dati, sarà soggetto (prima o poi) a errori e imprecisioni. Questi problemi porteranno inevitabilmente ad un aumento dei costi a discapito dei benefici per l’azienda e per i tuoi clienti.
Se stai impazzendo nel raccogliere informazioni sulla tua azienda, considerare un nuovo CRM e migliorare le misure di gestione dei dati potrebbe essere vitale per risolvere il problema. L’automazione del tuo CRM può aiutarti a gestire e creare report su dati puliti e organizzati per migliorare l’efficacia dell’azienda.
Errori di integrazione CRM
La mancata integrazione e automazione dei diversi sistemi e processi della tua organizzazione porta a soluzioni manuali, procedure inefficienti, costi aggiuntivi e ritardi che contribuiscono negativamente sulle prestazioni aziendali complessive. Inoltre, se i sistemi non sono protetti correttamente, una vulnerabilità in un sistema esterno potrebbe consentire agli hacker di accedere alle informazioni personali identificabili dei tuoi clienti. Maggiore è il numero di strumenti che utilizzi per la gestione, maggiore è il rischio per la tua azienda.
Questi ostacoli in definitiva avranno un impatto sulla tua capacità di soddisfare le esigenze dei clienti in modo efficace. Quando invece una maggiore soddisfazione del cliente dovrebbe essere l’obiettivo principale da raggiungere grazie ad un CRM.
Perché non consigliamo un CRM specifico
Un sistema CRM in questa era digitale è vitale per ogni azienda, ma non ne consigliamo uno in particolare. Ogni azienda ha un insieme unico e variegato di processi e requisiti che devono essere analizzati prima di poter consigliare una soluzione su misura. Diamo uno sguardo dettagliato e approfondito alle operazioni, agli obiettivi e alle capacità dell’intera organizzazione per garantire la giusta misura per ogni azienda. Un CRM è semplicemente un veicolo per implementare efficacemente le tue strategie aziendali. Ciò significa che lo strumento che stai cercando potrebbe avere una serie impressionante di caratteristiche e funzionalità, ma non soddisfa necessariamente le tue esigenze aziendali specifiche.
Per iniziare, concentrati sulla creazione di una mappa dei processi definita e dettagliata con tutte le parti interessate e i membri del team ad esse associati. Visualizza l’intero percorso del cliente ed il tuo flusso di lavoro. Questo ti aiuterà notevolmente a definire i requisiti e a garantire che la tua scelta sia quella giusta.
Quindi qual’è il CRM adatto per la mia azienda?
Un recente studio ha dimostrato che il 57% dei progetti (con CRM) fallisce a causa di problemi di esecuzione, principalmente perché non è mai stato la soluzione giusta.
Man mano che un’azienda cresce, anche le strategie e la visione dell’azienda possono cambiare. Potrebbe essere necessario quindi modificare il tuo CRM per riallineare la tua tecnologia con i risultati previsti. Ciò significa che non esiste un sistema CRM perfetto e le aziende devono rimanere costantemente flessibili e agili per stabilire un successo a lungo termine mentre si adattano alle tecnologie in continua evoluzione.
Diversi altri fattori possono contribuire al fallimento di un’implementazione, motivo per cui non consiglieremo nessun software in particolare senza prima aver effettuato un’analisi approfondita degli obiettivi.
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